Dalam rangka mendukung transformasi digital di sektor pemerintahan, Badan Kepegawaian Negara (BKN) menerbitkan Surat Edaran Nomor 16 Tahun 2022 tentang Kartu Aparatur Sipil Negara (ASN) Virtual . Surat edaran ini menjadi langkah strategis untuk mengintegrasikan teknologi informasi ke dalam sistem administrasi kepegawaian, khususnya melalui penggunaan identitas digital bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK). Artikel ini akan membahas secara rinci implementasi Kartu ASN Virtual, termasuk latar belakang, tujuan, mekanisme, serta dampaknya terhadap sistem kepegawaian di Indonesia.
Latar Belakang: Menuju Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
Surat Edaran ini diterbitkan sebagai tindak lanjut dari Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dan Keputusan Kepala BKN Nomor 123.1/KEP/2019 tentang pelaksanaan SPBE di lingkungan BKN. Transformasi digital di sektor kepegawaian bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam pengelolaan data ASN. Dengan adanya Kartu ASN Virtual, pemerintah berharap dapat mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik dan mempercepat proses administrasi kepegawaian.
Maksud dan Tujuan
Surat Edaran ini memiliki dua maksud utama:
- Memberikan pedoman kepada instansi pemerintah dan pegawai ASN dalam penerbitan dan penggunaan Kartu ASN Virtual.
- Memberikan kejelasan prosedur bagi instansi pemerintah dan pegawai ASN dalam mengelola Kartu ASN Virtual.
Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa setiap ASN memiliki identitas digital yang valid dan dapat digunakan sebagai alat bukti hukum yang sah sesuai dengan Undang-Undang ITE Nomor 11 Tahun 2008 Pasal 5 Ayat 1 , yang menyatakan bahwa informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik merupakan alat bukti hukum yang sah.
Dasar Hukum
Implementasi Kartu ASN Virtual didasarkan pada sejumlah peraturan perundang-undangan, antara lain:
- Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.
- Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen PNS.
- Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2018 tentang Manajemen PPPK.
- Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.
Selain itu, dokumen ini juga merujuk pada regulasi internal BKN, seperti Peraturan Kepala BKN Nomor 7 Tahun 2008 tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik (KPE).
Apa Itu Kartu ASN Virtual?
Kartu ASN Virtual adalah identitas digital yang diterbitkan untuk PNS dan PPPK selama mereka masih berstatus ASN. Kartu ini memiliki fungsi utama sebagai kelengkapan administrasi kepegawaian. Berikut adalah beberapa aspek penting terkait Kartu ASN Virtual:
1. Masa Berlaku
Kartu ASN Virtual berlaku selama pemegang kartu masih berstatus PNS atau PPPK. Jika seorang PNS diberhentikan atau masa perjanjian kerja PPPK berakhir, kartu tersebut tidak lagi berlaku.
2. Jenis Kartu
Kartu ASN Virtual dibagi menjadi dua jenis berdasarkan status kepegawaiannya:
- Kartu PNS : Berwarna merah gradasi ungu.
- Kartu PPPK : Berwarna toska gradasi ungu.
3. Bentuk dan Format
Kartu ASN Virtual tersedia dalam dua format:
- Portrait (vertikal).
- Landscape (horizontal).
Kartu ini dapat dicetak menjadi kartu fisik jika diperlukan untuk kebutuhan administrasi. Format digitalnya mencakup informasi berikut:
- Nomor Seri Kartu ASN Virtual : Terdiri dari huruf "A" (untuk PNS) atau "B" (untuk PPPK), diikuti 11 digit angka. Empat digit pertama menunjukkan tahun pengangkatan, sedangkan tujuh digit berikutnya adalah nomor urut berdasarkan penetapan PNS/PPPK.
- Nama ASN .
- NIP/Nomor Induk PPPK .
- Foto .
- QR Code : Berisi informasi detail seperti nama ASN, NIP/Nomor Induk PPPK, tanggal mulai tugas (TMT), instansi kerja, status kepegawaian, nomor seri kartu, dan tanggal penerbitan.
Mekanisme Penetapan dan Perolehan Kartu ASN Virtual
Proses penerbitan Kartu ASN Virtual melibatkan beberapa tahapan penting:
- Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) atau pejabat yang ditunjuk memastikan status PNS/PPPK di lingkungannya.
- Data dan dokumen kepegawaian diperbarui melalui Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara (SIASN) .
- Sebagai syarat, foto diri berlatar belakang transparan harus disediakan.
- Kepala BKN menerbitkan Kartu ASN Virtual melalui SIASN.
- ASN dapat mengakses dan mengunduh Kartu ASN Virtual melalui sistem informasi yang dikelola BKN.
Ketentuan Transisi
Selama masa transisi, Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG) atau Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik (KPE) tetap berlaku dan dapat digunakan untuk keperluan administrasi. Namun, instansi pemerintah tidak perlu lagi mengusulkan penerbitan KARPEG kepada BKN setelah diterbitkannya Surat Edaran ini.
Untuk ASN yang diangkat sebelum Surat Edaran ini diterbitkan, Kartu ASN Virtual diterbitkan mulai Juli 2022. Sementara itu, ASN yang diangkat setelah Surat Edaran ini diterbitkan akan memperoleh Kartu ASN Virtual sesuai dengan bulan penetapan keputusan pengangkatan.
Manfaat Kartu ASN Virtual
- Efisiensi Administrasi : Mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik dan mempercepat proses administrasi.
- Transparansi dan Akuntabilitas : QR Code pada kartu memungkinkan verifikasi data secara real-time.
- Keamanan Data : Identitas digital dilindungi oleh sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE).
- Ramah Lingkungan : Mengurangi penggunaan kertas dan bahan cetak.
Surat Edaran Nomor 16 Tahun 2022 tentang Kartu ASN Virtual merupakan langkah besar menuju modernisasi sistem kepegawaian di Indonesia. Dengan adanya Kartu ASN Virtual, pemerintah tidak hanya memfasilitasi kemudahan administrasi bagi ASN, tetapi juga mendukung visi SPBE untuk menciptakan pemerintahan yang lebih efisien, transparan, dan berbasis teknologi. Implementasi ini diharapkan dapat menjadi fondasi kuat bagi transformasi digital di sektor publik di masa mendatang.
 Virtual){kind=link}