Dalam rangka mendukung transformasi digital di lingkungan pemerintahan, Badan Kepegawaian Negara (BKN) telah menerbitkan Surat Edaran Nomor 13 Tahun 2024 tentang Kartu Istri/Kartu Suami Aparatur Sipil Negara (ASN) Virtual . Kebijakan ini merupakan langkah konkret untuk mengimplementasikan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018. Artikel ini akan membahas secara rinci terkait latar belakang, maksud dan tujuan, serta implementasi dari kebijakan tersebut.
Maksud dan Tujuan
Surat Edaran ini diterbitkan dengan dua maksud utama:
- Memberikan pedoman bagi instansi pemerintah dan pegawai ASN dalam memperoleh KARIS/KARSU Virtual.
- Menyediakan kejelasan terkait persyaratan dan prosedur penetapan KARIS/KARSU Virtual.
Adapun tujuan utamanya adalah untuk mempermudah akses terhadap layanan kepegawaian bagi istri/suami ASN, serta meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data kepegawaian melalui sistem digital.
Isi Surat Edaran
1. Pengertian dan Fungsi
KARIS/KARSU Virtual adalah identitas digital bagi istri/suami ASN yang berfungsi sebagai kelengkapan administrasi dan alat untuk mendapatkan layanan kepegawaian. Kartu ini berlaku selama pemegang kartu masih berstatus sebagai istri/suami ASN.
2. Masa Berlaku
KARIS/KARSU Virtual berlaku selama pemegang kartu berstatus sebagai istri/suami ASN. Namun, jika terjadi perubahan status seperti perceraian, kematian, atau pemberhentian ASN, maka kartu tersebut dinyatakan tidak berlaku.
3. Jenis dan Warna
KARIS/KARSU Virtual dibedakan berdasarkan status kepegawaian ASN:
- Untuk PNS:
- Kartu Istri: Warna ungu gradasi biru.
- Kartu Suami: Warna ungu gradasi biru.
- Untuk PPPK:
- Kartu Istri: Warna merah muda gradasi biru muda.
- Kartu Suami: Warna ungu gradasi merah tua.
4. Format Kartu
KARIS/KARSU Virtual memiliki format yang mencakup:
- Nomor seri kartu (berbeda untuk PNS dan PPPK).
- Nama istri/suami ASN.
- Nama ASN.
- Nomor Induk Pegawai (NIP) ASN.
- Foto istri/suami ASN.
- QR code yang berisi informasi lengkap seperti nama ASN, NIP, instansi kerja, status kepegawaian, nama istri/suami, tanggal perkawinan, nomor seri kartu, dan tanggal penerbitan.
5. Persyaratan dan Prosedur
Untuk memperoleh KARIS/KARSU Virtual, ASN harus memenuhi persyaratan berikut:
- Berstatus istri/suami PNS atau PPPK.
- Mengajukan permohonan melalui sistem informasi yang dikelola BKN dengan melampirkan dokumen seperti Laporan Perkawinan, Akta Nikah, dan foto istri/suami dengan latar belakang transparan.
Jika terjadi perceraian atau kematian istri/suami, ASN harus melampirkan dokumen tambahan seperti Akta Cerai atau Laporan Kematian. Seluruh pengajuan diverifikasi oleh pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian instansi melalui aplikasi Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara (SIASN).
6. Cara Memperoleh
KARIS/KARSU Virtual dapat diakses dan diunduh oleh ASN melalui sistem informasi yang dikelola BKN, yakni di laman https://myasn.bkn.go.id/karis-karsu. Proses ini sepenuhnya digital, sehingga meminimalkan interaksi fisik dan mempercepat layanan.
Ketentuan Lain-Lain
Beberapa ketentuan penting dalam Surat Edaran ini antara lain:
- KARIS/KARSU Virtual tidak berlaku bagi ASN yang diberhentikan, bercerai, atau meninggal dunia.
- Bagi ASN yang sudah memiliki KARIS/KARSU fisik sebelum Surat Edaran ini diterbitkan, akan diterbitkan versi virtual mulai November 2024.
- Pimpinan instansi tidak perlu lagi mengusulkan KARIS/KARSU kepada Kepala BKN atau Kantor Regional BKN, karena seluruh proses dilakukan secara online.
